Việc tạo một hệ thống lưu trữ các thủ tục giấy tờ của bạn sẽ khiến bạn cảm thấy tự tin rằng bạn có thể tìm thấy tất cả các tài liệu quan trọng của mình một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này có vẻ hiển nhiên đối với người không có ADHD; Tuy nhiên, khi bạn đang sống với ADHD , cọc giấy, sợ hãi, và tìm kiếm lo lắng thường đi đôi với nhau khi bạn đang tìm kiếm một mảnh giấy cụ thể.
Thiết lập và duy trì một hệ thống nộp đơn cho bạn yên tâm là thời gian cũng được chi tiêu. Một điều khiến người bị ADHD ngừng hoạt động khi thiết lập một hệ thống nộp đơn là nó có thể cảm thấy áp đảo.
Tạo một hệ thống nộp hồ sơ thân thiện với ADHD
Vì vậy, đây là 6 bước đơn giản để tạo ra một hệ thống nộp đơn ADHD thân thiện.
Chọn một tủ hồ sơ mà bạn thích. Bạn sẽ có nhiều khả năng sử dụng một hệ thống nộp hồ sơ nếu bạn thích nội các trông như thế nào. Chọn một trong đó phù hợp với trang trí và cá tính của bạn. Nếu bạn không chắc chắn bạn sẽ cần bao nhiêu ngăn kéo, hãy tạo một hệ thống thực hành bằng cách sử dụng các hộp của ngân hàng. Đặt các tập tin treo của bạn vào các ô và kiểm tra nó trong 1 hoặc 2 tháng trước khi đầu tư vào một mảnh đồ nội thất.
Treo thư mục. Mỗi hệ thống nộp hồ sơ đều cần thư mục treo. Có một thư mục treo cho mỗi chủ đề, ví dụ: "Báo cáo ngân hàng năm 2016." Các tài liệu liên quan có thể đi thẳng vào thư mục treo; họ không cần phải đi vào một thư mục riêng biệt trước.
Nhãn. Gắn nhãn từng thư mục treo một cách rõ ràng. Bạn có thể viết nhãn của bạn, in chúng hoặc sử dụng một hãng sản xuất nhãn. Nếu bạn không thể đọc nhãn hoặc quên gắn nhãn cho một thư mục, việc đặt tài liệu ở nơi không chính xác là dễ dàng và sau đó hệ thống lưu trữ sẽ không còn hữu ích nữa. Những gì bạn viết trên nhãn là sự lựa chọn của bạn.
Làm theo cách có ý nghĩa với bạn để bạn có thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm một cách nhanh chóng. Ví dụ: bạn có thể viết 'bảng sao kê ngân hàng', tên ngân hàng hoặc tên khác có ý nghĩa đối với bạn
Sắp xếp các thư mục. Có ADHD có nghĩa là suy nghĩ của bạn sáng tạo hơn là tuyến tính, và cách bạn tổ chức tủ hồ sơ của bạn có thể phản ánh điều đó. Hệ thống nộp hồ sơ của bạn không phải được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái! Bạn có thể quyết định nhóm tất cả các thư mục tài chính của bạn với nhau, tất cả các thư mục y tế của bạn với nhau hoặc theo một cách khác mà cảm thấy hợp lý với bạn.
Sử dụng màu sắc. Sử dụng màu sắc trong hệ thống nộp hồ sơ của bạn là một ý tưởng tuyệt vời. Những người bị ADHD rất trực quan, vì vậy việc sử dụng các thư mục treo màu sắc rực rỡ sẽ làm cho hệ thống nộp đơn của bạn hấp dẫn hơn. Nếu bạn nhóm các mục tương tự lại với nhau trong cùng một thư mục màu, nó cũng sẽ giúp bạn tìm nhanh mọi thứ. Ví dụ: bạn có thể có tất cả các thư mục màu đỏ liên quan đến chủ đề tài chính.
Giữ các thư mục được sắp xếp hợp lý. Đừng làm quá nhiều thư mục của bạn! Các thư mục quá khổ sẽ khiến việc sử dụng hệ thống nộp hồ sơ khó khăn hơn vì sẽ khó thêm các tài liệu mới. Kết quả là, bạn có thể bị cám dỗ ngừng sử dụng hệ thống nộp đơn.
Nếu các thư mục của bạn đang trở nên lớn, đây là những việc cần làm:
- Hủy tài liệu bạn không cần nữa. Hãy xem bài viết này để biết chi tiết về thời gian lưu giữ từng tài liệu.
- Chia chủ đề thành các chủ đề nhỏ hơn. Ví dụ: thay vì đặt tất cả các tệp thuế của bạn vào một thư mục có nhãn 'Thuế', hãy tạo các thư mục riêng biệt cho từng năm thuế (ví dụ: Thuế 2016, Thuế 2015, Thuế 2013)
- Chỉ đưa các giấy tờ quan trọng vào thư mục. Ví dụ: khi bạn nhận được hóa đơn, hãy đặt hóa đơn vào thư mục sau khi thanh toán, nhưng không đặt phong bì vào đó.